Operazioni consigliate da effettuare dopo l’assegnazione del viaggio

• Scaricare le relazioni, meglio se riguardano lo stesso periodo dell’anno;
• Leggerle ed individuare le più approfondite ed interessanti;
• Definire un programma di massima, a partire dal redazionale pubblicato sul sito e dalle relazioni. Se non si ha ancora un piano voli caricare quanto prima l’itinerario sul Manuale Operativo , anche se solo di massima, in maniera tale che i reparti voli e land service abbiano tutte le informazioni necessarie per lavorare il tuo viaggio;
• Contattare il  corrispondente utilizzato per il proprio viaggio (in uno stesso Paese ci può essere più di un corrispondente ufficiale), nei paesi in cui è previsto, o eventuali referenti, per verificare la fattibilità dell’itinerario, per richiedere tipologia di mezzi di trasporto con relativi  autisti e, dove necessario, una guida;
• Contattare i partecipanti via telefono e/o via mail. Nel caso in cui si prenda contatto via mail sarebbe opportuno (in particolare per la tutela della privacy) mandarle in copia nascosta, almeno fino a che non si sia ottenuta l’autorizzazione ad effettuare il contrario; il contatto ha lo scopo di presentarsi e conoscere il partecipante, anche chiedendo le  eventuali esperienze pregresse di viaggio (con Avventure e non);
• Presentare il viaggio con le sue caratteristiche a partire dall’itinerario di previsione. Questo, se dato in mano ai partecipanti, non deve contenere logo e nome/codice del viaggio, per non incorrere nella falsa interpretazione di un contratto. Il partecipante successivamente e con i relativi aggiornamenti, potrà consultarlo nella propria area personale sul sito di Avventure;
• Illustrare le visite, le escursioni imperdibili e quelle consigliate ed i relativi costi;
• In merito alle visite ed escursioni indicare quali sono comprese nella Cassa Comune e quali sono escluse, prospettando alternative qualora non tutti partecipanti prendano parte a talune attività del gruppo soprattutto se non incluse Cassa Comune;
• Inviate loro il Decalogo così da fargli comprendere bene la formula che vivranno e renditi disponibile a rispondere alle loro domande fornendo tutti i tuoi recapiti;
• Chiedete ai partecipanti l’autorizzazione per effettuare le prenotazioni di alberghi, servizi o di escursioni extra cassa che si ritengono necessarie. Ricorda che nessuno, coordinatore o partecipante, è autorizzato ad anticipare il pagamento di attività che saranno effettuate in corso di viaggio. Eventuali prenotazioni con pagamenti anticipati possono essere richieste a Viaggi nel Mondo e inserite nel pagamento del saldo della quota di partecipazione;
• Fare un elenco accurato dei documenti personali e foto, se necessarie, visti e formalità doganali;
• Dare indicazioni su quanto occorre per affrontare il viaggio, in particolare per quanto riguarda il bagaglio da portare, clima, abbigliamento, attrezzatura particolare, eventuali precauzioni per quanto riguarda la  salute e l’igiene, tipologia delle sistemazioni notturne, cosa si mangia, acclimatazione  e mal di montagna;
• Per quanto riguarda la salute fare riferimento al sito ufficiale del nostro Ministero per verificare vaccinazioni consigliate ed eventuali precauzioni inerenti la salute e l’igiene ma astenersi dal dare consigli medici o vaccinali;
• Suggerire  i  comportamenti adeguati, nel rispetto della cultura del Paese;
• Fornire numeri telefonici di emergenza: Ambasciata, Consolato, Viaggi nel Mondo, Europ Assistance, Pronto Soccorso;
• Fornire info sulla sicurezza nel Paese, sul sistema telefonico ed elettricità, acquisti consigliati;
• Dare informazioni precise sulle casse (comune, trasporti, cucina se presente) fornendo una stima totale dei costi da affrontare;
• Dare indicazioni chiare sulla valuta da portare e l’entità, sulla eventuale possibilità di uso della carta di credito e dei prelievi ATM;
• Dare indicazioni sul peso del bagaglio da stiva e a mano, nonché dove inviare i bagagli come prima destinazione;
• Indicare un luogo di ritrovo, in caso di provenienza da città diverse. Sarebbe opportuno comunque indicare sempre un recapito della città di destinazione (es. indirizzo e telefono dell’hotel eventualmente prenotato per la prima notte).
• È consigliabile contattare i coordinatori che hanno già effettuato il viaggio e/o gli Angoli dell’Avventura per avere ulteriori informazioni in merito.